Odroczony termin płatności dla gminy i szkoły
Jednostka budżetowa nie zapłaci z góry, bo nie może. Sprzedawca wymagający przedpłaty odpada z gry niezależnie od ceny, a większość kupujących dowiaduje się o tym dopiero przy podpisywaniu umowy.
Dyrektor przedszkola znajduje urządzenie, cena pasuje, termin pasuje. Przy zamówieniu okazuje się, że sprzedawca wysyła dopiero po zaksięgowaniu wpłaty. Placówka nie może zapłacić z góry, więc szuka od nowa.
Odroczony termin płatności oznacza, że urządzenie jedzie najpierw, a płatność następuje w ciągu 14 dni od daty faktury. Przysługuje firmom i jednostkom publicznym z numerem NIP, nie przysługuje osobom prywatnym. Uruchamia się go, wybierając przy zamówieniu fakturę proforma i podając dane do faktury. Dłuższy termin ustala się przed złożeniem zamówienia, nie po.
Dlaczego jednostka publiczna nie płaci z góry
Nie chodzi o brak zaufania. Wydatki jednostek sektora finansów publicznych są dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów, a wewnętrzne procedury zwykle wymagają, żeby zapłata następowała po dostawie i odbiorze.
W praktyce oznacza to prosty schemat: dostawa → protokół odbioru → faktura → płatność przelewem w terminie. Sprzedawca żądający przedpłaty wypada z tego schematu i jego oferta jest proceduralnie nie do przyjęcia, nawet jeśli jest najtańsza.
Komu przysługuje odroczony termin płatności?
| Podmiot | Odroczony termin | Co jest potrzebne |
|---|---|---|
| Gmina, sołectwo, urząd | Tak | NIP jednostki, pełne dane do faktury |
| Szkoła, przedszkole, żłobek | Tak | NIP placówki albo organu prowadzącego |
| Spółdzielnia, wspólnota, zarządca | Tak | NIP, dane rejestrowe |
| Zakład komunalny, spółka gminna | Tak | NIP, dane rejestrowe |
| Firma, w tym jednoosobowa działalność | Tak | NIP |
| Osoba prywatna | Nie | Do wyboru przelew z góry albo gotówka przy odbiorze |
Czym różni się proforma od faktury?
Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. To dokument informacyjny zawierający te same dane co faktura: strony, przedmiot zamówienia, kwotę i termin płatności. W jednostkach publicznych służy do uruchomienia procedury wewnętrznej: na jej podstawie księgowość przygotowuje przelew, a decydent zatwierdza wydatek.
Faktura właściwa jest wystawiana zgodnie z przepisami i to ona trafia do ksiąg po stronie kupującego i sprzedającego.
Jesteśmy zwolnieni podmiotowo z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, więc na fakturze nie ma podatku, a podana cena jest kwotą do zapłaty. Dla gminy, szkoły czy wspólnoty, które i tak VAT-u nie odliczają, nie zmienia to nic poza tym, że rachunek jest prostszy.
Jak to wygląda krok po kroku
- Zamówienie. Wybierasz urządzenie i przy formie płatności zaznaczasz fakturę proforma z odroczonym terminem.
- Dane do faktury. Podajesz nazwę jednostki, adres i NIP.
- Proforma mailem. Wysyłamy dokument, na podstawie którego uruchamiasz procedurę u siebie.
- Produkcja i dostawa. Urządzenie jedzie bez czekania na wpłatę, realizacja 7 dni roboczych.
- Faktura. Wystawiamy ją i wysyłamy razem z dokumentacją urządzenia.
- Płatność. Przelew w terminie 14 dni od daty faktury.
Co zrobić, gdy procedura wymaga terminu 30 dni?
Część jednostek ma wewnętrznie ustalone 21 lub 30 dni, część potrzebuje dodatkowego czasu na obieg dokumentów między placówką a organem prowadzącym. To da się ustalić, ale przed złożeniem zamówienia, żeby termin wpisać do dokumentów od razu.
Negocjowanie terminu po wystawieniu faktury komplikuje sprawę obu stronom, bo dokument jest już w obiegu i trzeba go korygować.
Co zapisać w zapytaniu ofertowym
Jeśli prowadzisz rozeznanie rynku, warto zapytać o formę płatności na tym etapie, a nie po wyborze oferty. Trzy pytania, które eliminują późniejsze problemy:
- Czy dostawa następuje przed płatnością, czy po
- Jaki termin płatności jest standardowy i czy da się go wydłużyć
- Czy w cenie jest komplet dokumentów potrzebnych do odbioru inwestycji
Trzecie pytanie bywa równie ważne. Urządzenie bez atestu i protokołu wstrzyma odbiór, a wtedy termin płatności przestaje mieć znaczenie. Rozpisaliśmy to w tekście o protokole odbioru.
Inne formy płatności, jeśli odroczony termin nie pasuje
| Forma | Dla kogo | Kiedy się sprawdza |
|---|---|---|
| Przelew z góry | Wszyscy | Gdy środki są dostępne i nie ma procedury wymagającej odbioru przed zapłatą |
| Faktura proforma, 14 dni | Firmy i jednostki publiczne | Standard przy zakupach instytucjonalnych |
| Gotówka przy odbiorze | Wszyscy, przy odbiorze osobistym | Gdy kupujący odbiera urządzenie sam |
| Raty lub leasing | Firmy i część jednostek | Gdy zakup ma obciążyć więcej niż jeden okres budżetowy |
Kiedy raty i leasing mają sens, a kiedy lepiej zapłacić od razu, rozpisaliśmy osobno. Źródła finansowania zewnętrznego opisaliśmy w tekście o dofinansowaniu na plac zabaw.
Faktura z odroczonym terminem 14 dni dla firm i jednostek publicznych, dłuższy termin ustalamy indywidualnie. Urządzenie jedzie bez czekania na wpłatę, dostawa w całej Polsce gratis, komplet dokumentów do odbioru w zestawie. Zobacz ofertę z cenami albo napisz przez formularz kontaktowy, jeśli potrzebujesz proformy do wniosku.
Krótkie odpowiedzi
Komu przysługuje odroczony termin płatności?
Firmom i jednostkom publicznym posiadającym NIP: gminom, sołectwom, szkołom, przedszkolom, spółdzielniom, wspólnotom, zakładom komunalnym i spółkom. Osobom prywatnym odroczony termin nie przysługuje.
Czym różni się faktura proforma od faktury?
Proforma to dokument informacyjny, nie księgowy. Zawiera te same dane co faktura i służy do uruchomienia płatności po stronie kupującego. Faktura właściwa jest wystawiana zgodnie z przepisami i to ona trafia do ksiąg.
Od kiedy liczy się 14 dni?
Od daty wystawienia faktury. Nie od dostawy ani od montażu, chyba że strony ustalą inaczej w zamówieniu.
Czy termin można wydłużyć do 30 dni?
Tak, jeśli procedura w jednostce tego wymaga. Trzeba to zgłosić przed złożeniem zamówienia, żeby zapisać ustalenie w dokumentach, a nie negocjować po wystawieniu faktury.
Na czym się opieramy
- Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych
- Ustawa o finansach publicznych, zasady dokonywania wydatków
- Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 113 ust. 1
Urządzenia, o których mowa
Karuzela Kołowa Trzmiel
Karuzela Krzyżowa
Potrzebujesz urządzenia z atestem?
Produkujemy karuzele i huśtawki w Rogowie na Kujawach. Atest EN 1176 i komplet dokumentów w cenie, dostawa w całej Polsce gratis, realizacja 7 dni roboczych.
Przeczytaj też
Dofinansowanie na plac zabaw: skąd wziąć środki
Fundusz sołecki, budżet obywatelski, PROW przez LGD, programy regionalne i sponsoring. Kto z czego może skorzystać, terminy i pułapki przy rozliczeniu.
Zakup i finansowanieJakie dokumenty dostajesz przy zakupie karuzeli
Atest EN 1176, certyfikat zgodności, instrukcja montażu, dokumentacja techniczna i faktura. Co przyjeżdża z urządzeniem i o co dopytać przed zapłatą.