Odroczony termin płatności dla gminy, szkoły i spółdzielni: jak to działa
Jednostka budżetowa nie zapłaci z góry, bo nie może. Sprzedawca wymagający przedpłaty odpada z gry niezależnie od ceny, a większość kupujących dowiaduje się o tym dopiero przy podpisywaniu umowy.
Dyrektor przedszkola znajduje urządzenie, cena pasuje, termin pasuje. Przy zamówieniu okazuje się, że sprzedawca wysyła dopiero po zaksięgowaniu wpłaty. Placówka nie może zapłacić z góry, więc szuka od nowa.
Odroczony termin płatności oznacza, że urządzenie jedzie najpierw, a płatność następuje w ciągu 14 dni od daty faktury. Przysługuje firmom i jednostkom publicznym z numerem NIP, nie przysługuje osobom prywatnym. Uruchamia się go, wybierając przy zamówieniu fakturę proforma i podając dane do faktury. Dłuższy termin ustala się przed złożeniem zamówienia, nie po.
Dlaczego jednostka publiczna nie płaci z góry
Nie chodzi o brak zaufania. Wydatki jednostek sektora finansów publicznych są dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów, a wewnętrzne procedury zwykle wymagają, żeby zapłata następowała po dostawie i odbiorze.
W praktyce oznacza to prosty schemat: dostawa → protokół odbioru → faktura → płatność przelewem w terminie. Sprzedawca żądający przedpłaty wypada z tego schematu i jego oferta jest proceduralnie nie do przyjęcia, nawet jeśli jest najtańsza.
Komu przysługuje
| Podmiot | Odroczony termin | Co jest potrzebne |
|---|---|---|
| Gmina, sołectwo, urząd | Tak | NIP jednostki, pełne dane do faktury |
| Szkoła, przedszkole, żłobek | Tak | NIP placówki albo organu prowadzącego |
| Spółdzielnia, wspólnota, zarządca | Tak | NIP, dane rejestrowe |
| Zakład komunalny, spółka gminna | Tak | NIP, dane rejestrowe |
| Firma, w tym jednoosobowa działalność | Tak | NIP |
| Osoba prywatna | Nie | Do wyboru przelew z góry albo gotówka przy odbiorze |
Proforma a faktura: co jest czym
Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. To dokument informacyjny zawierający te same dane co faktura: strony, przedmiot zamówienia, kwotę i termin płatności. W jednostkach publicznych służy do uruchomienia procedury wewnętrznej: na jej podstawie księgowość przygotowuje przelew, a decydent zatwierdza wydatek.
Faktura właściwa jest wystawiana zgodnie z przepisami i to ona trafia do ksiąg po stronie kupującego i sprzedającego.
Jesteśmy zwolnieni podmiotowo z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, więc na fakturze nie ma podatku, a podana cena jest kwotą do zapłaty. Dla gminy, szkoły czy wspólnoty, które i tak VAT-u nie odliczają, nie zmienia to nic poza tym, że rachunek jest prostszy.
Jak to wygląda krok po kroku
- Zamówienie. Wybierasz urządzenie i przy formie płatności zaznaczasz fakturę proforma z odroczonym terminem.
- Dane do faktury. Podajesz nazwę jednostki, adres i NIP.
- Proforma mailem. Wysyłamy dokument, na podstawie którego uruchamiasz procedurę u siebie.
- Produkcja i dostawa. Urządzenie jedzie bez czekania na wpłatę, realizacja 7 dni roboczych.
- Faktura. Wystawiamy ją i wysyłamy razem z dokumentacją urządzenia.
- Płatność. Przelew w terminie 14 dni od daty faktury.
Gdy procedura wymaga dłuższego terminu
Część jednostek ma wewnętrznie ustalone 21 lub 30 dni, część potrzebuje dodatkowego czasu na obieg dokumentów między placówką a organem prowadzącym. To da się ustalić, ale przed złożeniem zamówienia, żeby termin wpisać do dokumentów od razu.
Negocjowanie terminu po wystawieniu faktury komplikuje sprawę obu stronom, bo dokument jest już w obiegu i trzeba go korygować.
Co zapisać w zapytaniu ofertowym
Jeśli prowadzisz rozeznanie rynku, warto zapytać o formę płatności na tym etapie, a nie po wyborze oferty. Trzy pytania, które eliminują późniejsze problemy:
- Czy dostawa następuje przed płatnością, czy po
- Jaki termin płatności jest standardowy i czy da się go wydłużyć
- Czy w cenie jest komplet dokumentów potrzebnych do odbioru inwestycji
Trzecie pytanie bywa równie ważne. Urządzenie bez atestu i protokołu wstrzyma odbiór, a wtedy termin płatności przestaje mieć znaczenie. Rozpisaliśmy to w tekście o protokole odbioru.
Inne formy płatności, jeśli odroczony termin nie pasuje
| Forma | Dla kogo | Kiedy się sprawdza |
|---|---|---|
| Przelew z góry | Wszyscy | Gdy środki są dostępne i nie ma procedury wymagającej odbioru przed zapłatą |
| Faktura proforma, 14 dni | Firmy i jednostki publiczne | Standard przy zakupach instytucjonalnych |
| Gotówka przy odbiorze | Wszyscy, przy odbiorze osobistym | Gdy kupujący odbiera urządzenie sam |
| Raty lub leasing | Firmy i część jednostek | Gdy zakup ma obciążyć więcej niż jeden okres budżetowy |
Kiedy raty i leasing mają sens, a kiedy lepiej zapłacić od razu, rozpisaliśmy osobno. Źródła finansowania zewnętrznego opisaliśmy w tekście o dofinansowaniu na plac zabaw.
Faktura z odroczonym terminem 14 dni dla firm i jednostek publicznych, dłuższy termin ustalamy indywidualnie. Urządzenie jedzie bez czekania na wpłatę, dostawa w całej Polsce gratis, komplet dokumentów do odbioru w zestawie. Zobacz ofertę z cenami albo napisz przez formularz kontaktowy, jeśli potrzebujesz proformy do wniosku.
Krótkie odpowiedzi
Komu przysługuje odroczony termin płatności?
Firmom i jednostkom publicznym posiadającym NIP: gminom, sołectwom, szkołom, przedszkolom, spółdzielniom, wspólnotom, zakładom komunalnym i spółkom. Osobom prywatnym odroczony termin nie przysługuje.
Czym różni się faktura proforma od faktury?
Proforma to dokument informacyjny, nie księgowy. Zawiera te same dane co faktura i służy do uruchomienia płatności po stronie kupującego. Faktura właściwa jest wystawiana zgodnie z przepisami i to ona trafia do ksiąg.
Od kiedy liczy się 14 dni?
Od daty wystawienia faktury. Nie od dostawy ani od montażu, chyba że strony ustalą inaczej w zamówieniu.
Czy termin można wydłużyć do 30 dni?
Tak, jeśli procedura w jednostce tego wymaga. Trzeba to zgłosić przed złożeniem zamówienia, żeby zapisać ustalenie w dokumentach, a nie negocjować po wystawieniu faktury.
Na czym się opieramy
- Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych
- Ustawa o finansach publicznych, zasady dokonywania wydatków
- Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 113 ust. 1
Potrzebujesz urządzenia z atestem?
Produkujemy karuzele i huśtawki w Rogowie na Kujawach. Atest EN 1176 i komplet dokumentów w cenie, dostawa w całej Polsce gratis, realizacja 7 dni roboczych.
Przeczytaj też
Dofinansowanie na plac zabaw: z jakich źródeł można skorzystać
Fundusz sołecki, budżet obywatelski, środki PROW przez lokalną grupę działania, programy regionalne i sponsoring. Kto może z czego skorzystać, jakie są terminy i na co uważać przy rozliczeniu.
Zakup i finansowanieJakie dokumenty dostajesz przy zakupie karuzeli
Atest EN 1176, certyfikat zgodności, instrukcja montażu, dokumentacja techniczna i faktura. Co przyjeżdża z urządzeniem, czego w paczce nie ma i o co dopytać przed zapłatą.